Politique de confidentialité

1. Identité et contact

BLSys est un service édité et exploité par Ashkan Eyub.

Adresse professionnelle :
14a rue du Général de Gaulle
67310 Wasselonne
France

SIREN : 982464448

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter : support@blsys.fr

Selon le traitement concerné, BLSys peut agir en son propre nom pour les traitements nécessaires au fonctionnement de la plateforme ou intervenir pour le compte d'un bailleur utilisant le service.

2. Champ d'application

Cette politique concerne notamment :

• les utilisateurs disposant d'un compte BLSys ;
• les bailleurs et gestionnaires utilisant BLSys ;
• les locataires utilisant un espace locataire ;
• les candidats à la location utilisant une candidature en ligne ;
• les personnes dont les données sont enregistrées dans le cadre d'un bail ou d'un état des lieux ;
• les personnes dont les données figurent dans des documents déposés dans BLSys ;
• les personnes dont les données apparaissent dans des photographies ou documents traités dans le cadre d'un état des lieux.

Lorsque BLSys traite des données pour le compte d'un bailleur dans le cadre de sa gestion locative, le bailleur détermine les finalités du traitement concerné et reste responsable des données qu'il utilise dans ce cadre. BLSys fournit alors les fonctionnalités techniques nécessaires à ce traitement.

Pour certaines opérations nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'administration de la plateforme, BLSys traite toutefois des données pour ses propres finalités.

3. Données personnelles pouvant être traitées

Selon les fonctionnalités utilisées, BLSys peut traiter notamment les catégories de données suivantes.

Données de compte

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• mot de passe sous forme sécurisée ;
• données de session et d'authentification ;
• informations nécessaires à la gestion du compte.

Données relatives aux biens et logements

• adresses des biens et logements ;
• informations relatives aux logements ;
• composition des logements et des pièces ;
• informations nécessaires à leur gestion.

Données relatives aux locataires

Selon les informations enregistrées par le bailleur :

• identité ;
• coordonnées ;
• informations relatives au logement loué ;
• informations relatives au bail ;
• loyers et autres informations de gestion ;
• documents déposés ;
• données nécessaires aux signatures et aux échanges.

Données relatives aux baux

BLSys peut traiter les données nécessaires à la création, à la gestion et à la signature des baux, notamment :

• informations des parties ;
• informations relatives au logement ;
• montant du loyer et des charges ;
• dates du bail ;
• documents contractuels ;
• signatures ;
• données nécessaires à l'envoi de codes de validation.

Données relatives aux candidatures

Dans le cadre d'une candidature en ligne, BLSys peut traiter notamment :

• identité et coordonnées du candidat ;
• informations relatives à sa situation ;
• informations relatives aux garants lorsqu'elles sont fournies ;
• documents transmis dans le cadre de la candidature ;
• informations nécessaires au suivi de la candidature ;
• échanges et notifications associés à la candidature.

Les candidatures sont rattachées au compte du bailleur ayant mis en place le parcours de candidature.

Données relatives aux états des lieux

BLSys peut traiter :

• les informations relatives à l'état des lieux ;
• les pièces du logement ;
• les photographies prises pendant l'état des lieux ;
• les métadonnées associées aux photographies ;
• les descriptions et observations ;
• les informations relatives à l'état constaté ;
• les signatures ;
• les données nécessaires à la génération du document final.

Les photographies prises dans le cadre d'un état des lieux peuvent représenter le logement, ses équipements, ses installations et, selon les circonstances, des éléments permettant indirectement d'identifier des personnes.

Données issues de l'analyse assistée par intelligence artificielle

Lorsque la fonctionnalité d'analyse assistée par intelligence artificielle est utilisée pour un état des lieux, BLSys peut transmettre les photographies et les informations techniques nécessaires à l'analyse au service d'intelligence artificielle utilisé par BLSys.

L'analyse peut notamment produire :

• des propositions d'identification d'éléments présents sur les photographies ;
• des propositions de descriptions ;
• des propositions relatives à l'état constaté ;
• des informations nécessaires à la vérification et à la validation des propositions.

Les résultats sont ensuite enregistrés dans BLSys afin de permettre leur vérification et leur validation par l'utilisateur.

L'analyse assistée ne remplace pas la vérification de l'utilisateur. Les propositions produites par l'intelligence artificielle doivent être vérifiées avant leur intégration dans l'état des lieux.

Données relatives à la fiscalité et à la gestion

Lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, BLSys peut traiter les données nécessaires au suivi de la gestion locative et aux fonctionnalités fiscales proposées par le service.

Ces données peuvent notamment concerner :

• les revenus et mouvements liés à la gestion locative ;
• les dépenses ;
• les loyers ;
• les informations nécessaires aux calculs et documents de gestion ;
• les données comptables ou fiscales saisies ou générées dans BLSys.

Données techniques

BLSys peut également traiter certaines données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, notamment :

• données de session ;
• identifiants techniques ;
• informations relatives aux erreurs ;
• informations nécessaires au diagnostic et à la sécurité du service ;
• informations techniques relatives aux requêtes et opérations effectuées.

4. Finalités des traitements

Les données sont utilisées selon les fonctionnalités concernées pour :

• créer et administrer les comptes ;
• authentifier les utilisateurs ;
• fournir les fonctionnalités de gestion locative ;
• gérer les biens, logements, locataires et baux ;
• gérer les candidatures ;
• générer et gérer les documents ;
• permettre les signatures électroniques et la validation par code ;
• réaliser et gérer les états des lieux ;
• stocker et afficher les photographies des états des lieux ;
• générer les documents d'état des lieux ;
• fournir l'analyse assistée par intelligence artificielle lorsqu'elle est demandée ;
• envoyer les e-mails et SMS nécessaires au fonctionnement des services ;
• permettre aux locataires d'accéder à leur espace ;
• permettre le suivi des loyers et des mouvements de gestion ;
• fournir les fonctionnalités fiscales disponibles ;
• assurer la sécurité de la plateforme ;
• prévenir les utilisations abusives ;
• diagnostiquer les erreurs et assurer la maintenance ;
• respecter les obligations légales applicables.

5. Bases juridiques

Selon le traitement concerné, les données peuvent être traitées sur la base :

• de l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• du respect d'une obligation légale ;
• de l'intérêt légitime de BLSys, notamment pour assurer la sécurité, prévenir les abus et maintenir le bon fonctionnement du service ;
• du consentement lorsque celui-ci est requis ;
• ou de toute autre base juridique applicable au traitement concerné.

Lorsqu'un bailleur utilise BLSys pour gérer les données de ses locataires, candidats ou autres personnes concernées, le bailleur détermine la base juridique applicable à son propre traitement lorsque cette responsabilité lui incombe.

6. Candidatures en ligne

Les candidatures en ligne sont mises en place par un bailleur pour permettre la réception et l'étude de dossiers de location.

Le bailleur détermine notamment les modalités de traitement de la candidature et prend les décisions relatives à son acceptation, son refus ou sa conversion en dossier locataire.

BLSys fournit les fonctionnalités techniques permettant notamment :

• la collecte des informations ;
• la réception des documents ;
• leur stockage dans l'espace du bailleur ;
• le filigranage automatique des documents lorsque cette fonctionnalité est utilisée ;
• l'envoi de notifications ;
• le suivi de la candidature ;
• la suppression automatique des candidatures concernées après le délai prévu.

Les fichiers originaux transmis dans le cadre d'une candidature publique ne sont pas conservés en tant que fichiers originaux lorsqu'un traitement de filigranage est nécessaire : le document est traité temporairement et seul le document final filigrané est conservé dans BLSys.

7. États des lieux et photographies

Les photographies prises dans le cadre d'un état des lieux sont transférées à BLSys afin de permettre la réalisation, la conservation et la génération du document d'état des lieux.

La génération du document PDF final n'entraîne pas automatiquement la suppression des photographies originales.

La suppression d'un état des lieux depuis l'interface ne supprime pas nécessairement l'ensemble des fichiers photographiques originaux ni toutes les métadonnées techniques associées.

Les utilisateurs doivent donc tenir compte de ces modalités lorsqu'ils suppriment un état des lieux.

8. Analyse avec Google Gemini

BLSys peut proposer une fonctionnalité d'analyse assistée par intelligence artificielle utilisant un service fourni par Google Gemini.

Lorsque l'utilisateur déclenche cette fonctionnalité, les photographies et les données techniques nécessaires à l'analyse sont transmises au service concerné.

BLSys utilise cette fonctionnalité pour obtenir des propositions destinées à faciliter la préparation et la vérification d'un état des lieux.

Les résultats produits par l'intelligence artificielle sont enregistrés dans BLSys afin de permettre leur consultation et leur validation.

Les résultats de l'intelligence artificielle ne constituent pas une décision automatique définitive : l'utilisateur vérifie et valide les propositions avant leur utilisation dans l'état des lieux.

9. E-mails et SMS

BLSys peut envoyer des e-mails nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• activation et gestion du compte ;
• réinitialisation du mot de passe ;
• notifications relatives aux baux ;
• signatures ;
• candidatures ;
• documents ;
• notifications de gestion ;
• rappels liés aux fonctionnalités utilisées.

BLSys peut également utiliser des SMS, notamment pour transmettre des codes de validation nécessaires à certaines opérations de signature.

Ces communications sont réalisées au moyen de prestataires techniques nécessaires à leur acheminement.

10. Services et prestataires techniques

BLSys utilise certains services techniques pour assurer son fonctionnement.

Selon les fonctionnalités utilisées, des données peuvent être traitées par :

• OVH, notamment pour les services de messagerie et d'envoi de SMS utilisés par BLSys ;
• Google, lorsque la fonctionnalité d'analyse assistée par Gemini est utilisée ;
• jsDelivr, lorsque les composants techniques nécessaires au fonctionnement de certaines fonctionnalités sont chargés depuis ce service.

Concernant les fonctionnalités d'OCR utilisées dans certaines fonctions, les éléments nécessaires au traitement peuvent être chargés depuis des ressources techniques publiques, tandis que le traitement du document ou de l'image concerné est réalisé selon le fonctionnement de la fonctionnalité BLSys.

BLSys ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs.

11. Filigranage de documents

BLSys peut proposer le filigranage automatique de documents dans le cadre des candidatures.

Le traitement est effectué par BLSys lorsque cette fonctionnalité est utilisée.

BLSys peut également fournir un lien vers le service externe FiligraneFacile.

L'utilisation de ce service externe est indépendante de BLSys. BLSys ne transmet pas automatiquement les documents à FiligraneFacile du seul fait de la présence du lien.

12. Conservation des données

BLSys conserve les données pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales applicables.

Données du compte et données de gestion

Les données du compte bailleur, des biens, logements, locataires, baux, loyers et mouvements de gestion ne font pas actuellement l'objet d'une durée d'expiration automatique définie dans BLSys.

Elles sont conservées dans le cadre de l'utilisation du service et peuvent être supprimées au moyen des fonctionnalités de gestion disponibles dans BLSys, lorsque celles-ci sont prévues pour les données concernées.

Documents déposés dans BLSys

Les documents déposés par le bailleur sont conservés tant qu'ils restent présents dans BLSys et peuvent être supprimés lorsque la fonctionnalité de suppression est disponible pour le document concerné.

Les documents générés ou gérés par BLSys peuvent être soumis à des règles différentes.

États des lieux

Les données relatives aux états des lieux sont conservées dans le cadre de l'utilisation de l'état des lieux.

Elles comprennent notamment le document final, les photographies originales, leurs métadonnées et les autres données nécessaires à la gestion de l'état des lieux.

La génération du document PDF n'entraîne pas la suppression des photographies originales.

Analyse assistée par intelligence artificielle

Les données produites par l'analyse Gemini sont actuellement conservées dans BLSys sans durée d'expiration automatique spécifique.

Elles ne sont pas automatiquement supprimées lors de la finalisation ou de la suppression de l'état des lieux.

Candidatures

Les candidatures qui n'aboutissent pas à la constitution d'un dossier locataire sont conservées pendant une durée maximale de 30 jours avant leur suppression automatique.

Le délai est calculé à partir de la date de reprise de la candidature lorsqu'elle existe, ou à défaut à partir de sa date de candidature.

Lorsqu'une candidature aboutit à la constitution d'un dossier locataire, elle n'est plus soumise à cette purge automatique et les données nécessaires suivent les règles applicables au dossier locataire et au bail.

Liens et codes temporaires

Selon la fonctionnalité concernée :

• les codes de validation par SMS sont valables 5 minutes ;
• les liens de signature de bail sont valables 14 jours ;
• les liens de signature d'état des lieux sont valables 14 jours ;
• les liens d'activation de l'espace locataire sont valables 14 jours ;
• les liens permettant de reprendre ou compléter une candidature sont valables 14 jours ;
• les jetons de dépôt de document dans une candidature publique sont valables 1 heure ;
• certains jetons temporaires d'ouverture de documents sont valables 5 minutes.

L'expiration d'un jeton ou d'un code empêche son utilisation selon les règles applicables à la fonctionnalité. Elle n'implique pas nécessairement une suppression immédiate de toutes les traces techniques associées.

Sessions

Les sessions des comptes et des espaces locataires peuvent être conservées jusqu'à 30 jours selon les mécanismes de session utilisés par BLSys.

Données fiscales

Les données fiscales ne font pas actuellement l'objet d'une durée d'expiration automatique spécifique et sont conservées dans le cadre des données de gestion concernées, sous réserve des fonctionnalités de suppression disponibles et des obligations légales.

Traces techniques

BLSys peut produire des traces techniques nécessaires au diagnostic, à la sécurité et au fonctionnement du service.

Ces traces sont principalement produites dans les journaux techniques de l'infrastructure. Leur durée de conservation peut dépendre des règles de l'infrastructure utilisée pour héberger le service.

Obligations légales

Certaines données peuvent être conservées pendant une durée plus longue lorsque cette conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

13. Suppression des données et du compte

Les utilisateurs peuvent supprimer les données lorsque la fonctionnalité de suppression correspondante est disponible dans BLSys.

Lorsqu'une demande concerne la suppression complète d'un compte ou de données qui ne peuvent pas être supprimées directement depuis l'interface, une demande peut être adressée à : support@blsys.fr. Les modalités sont également décrites sur la page Suppression de compte.

La demande doit permettre à BLSys d'identifier le compte concerné.

Certaines données peuvent néanmoins être conservées lorsque leur conservation est imposée par la loi ou lorsqu'elle est nécessaire à la défense de droits en justice.

Lorsqu'une suppression complète du compte est demandée, BLSys traite la demande conformément aux règles applicables et aux données effectivement associées au compte.

14. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent, selon les conditions prévues par le RGPD :

• demander l'accès à leurs données ;
• demander la rectification de données inexactes ;
• demander l'effacement de leurs données ;
• demander la limitation du traitement ;
• s'opposer à certains traitements ;
• demander la portabilité de leurs données lorsque ce droit est applicable ;
• retirer leur consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci.

Lorsque BLSys agit pour le compte d'un bailleur concernant les données de ses locataires, candidats ou autres personnes concernées, certaines demandes doivent être adressées au bailleur responsable du traitement concerné.

BLSys peut transmettre au bailleur concerné une demande qui relève de sa responsabilité.

Pour toute demande concernant les traitements pour lesquels BLSys intervient directement, vous pouvez contacter : support@blsys.fr

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

15. Décisions automatisées

Les fonctionnalités d'intelligence artificielle utilisées dans BLSys peuvent produire des propositions ou des analyses destinées à assister l'utilisateur.

Les propositions issues de l'analyse d'un état des lieux doivent être vérifiées et validées par l'utilisateur.

BLSys ne présente pas ces propositions comme une décision automatique définitive concernant une personne.

Dans le cadre d'une candidature, la décision d'accepter ou de refuser une candidature relève du bailleur et n'est pas prise automatiquement par l'analyse Gemini.

16. Sécurité

BLSys met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation non autorisée.

Ces mesures comprennent notamment :

• l'utilisation de connexions sécurisées HTTPS ;
• l'authentification des utilisateurs ;
• la gestion des sessions ;
• la protection des mots de passe par les mécanismes d'authentification utilisés par BLSys ;
• la limitation des accès aux données selon les comptes et les fonctionnalités ;
• des mécanismes de validation par code pour certaines opérations sensibles ;
• des mesures techniques de protection du stockage ;
• des mécanismes de contrôle et de diagnostic nécessaires à la sécurité du service.

Aucune transmission ou aucun stockage ne peut toutefois être garanti comme totalement exempt de risque.

17. Transferts et prestataires externes

Lorsque BLSys fait appel à des prestataires techniques, certaines données peuvent être traitées par ces prestataires dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

BLSys veille à encadrer ces traitements conformément aux exigences applicables.

Lorsque l'utilisation d'un service implique un traitement ou un transfert de données en dehors de l'Espace économique européen, les garanties prévues par la réglementation applicable sont mises en œuvre lorsque cela est nécessaire.

18. Cookies et technologies similaires

Le site et les services BLSys peuvent utiliser des mécanismes techniques nécessaires au fonctionnement des sessions, à l'authentification et à la sécurité.

BLSys ne met pas actuellement en œuvre de dispositif publicitaire ou de suivi comportemental destiné à établir des profils publicitaires à partir de l'utilisation de ses services.

19. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l'évolution de BLSys, de ses fonctionnalités, de ses prestataires ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Lorsque les modifications sont importantes, BLSys peut mettre en place une information complémentaire lorsque cela est nécessaire.

20. Contact

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, à l'exercice de vos droits ou au fonctionnement de la présente politique :

support@blsys.fr

BLSys — Ashkan Eyub
14a rue du Général de Gaulle
67310 Wasselonne
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SIREN : 982464448